Кто имеет право подписывать справку 2 ндфл

Справка 2-НДФЛ относится к перечню самых важных документов  — служит основным отчётом для налоговой службы и является необходимой при получении кредита от банковского учреждения.

Законодательные нормы

Справка 2-НДФЛ  обязывает работодателя предоставлять данные о заработной плате работников в соответствии со ст.24 НК РФ.

В текущем году в налоговом и бухгалтерском учёте произошло множество изменений, одним из них стала смена бланка по справке 2-НДФЛ.

Также на основании приказа МВ-7-11/820 Федеральной налоговой службы было введено четыре новых кодовых значения на доход и одно на вычет.

Приказ ФНС России от 24.10.2017 N ММВ-7-11/820@

Произошли нововведения, связанные со сдачей отчётности, которую теперь придётся предоставлять в 2 этапа по удержанному и неудержанному налогу.

За несвоевременную сдачу или предоставление недостоверной информации Налоговый Кодекс предусматривает применение штрафов как на организацию, так и на должностное лицо.

Сущность документа

Документ представляет собой форму отчётности, в которой отображаются доходы, полученные сотрудником, и суммы налогов, уплаченные за него.

Стандартно 2-НДФЛ формируется за отчётный год, за полгода или по факту увольнения. Но каждый работник имеет право получить её по требованию в любое время.

Форма заполняется на утверждённом законодательством РФ образце, который периодически меняется, поэтому прежде чем делать справку следует убедиться, что бланк актуален.

Бланк справки 2-НДФЛ

Кто формирует?

Обычно оформлением справки занимается отдел бухгалтерии на предприятии.

По требованию сотрудника организация обязана выдать справку в срок до 3 рабочих дней.

На территории страны существуют фирмы, предлагающие предоставление справки за определённую плату.

Прежде чем обращаться к услугам таких компаний, важно знать, что даже малейшие ошибки могут привести к тому, что документ будет забракован, допустим, при предоставлении в банк для получения займа, либо при обращении в социальные органы.

Кому выдаётся?

Форма 2-НДФЛ предоставляется работодателем:

• В Федеральную налоговую службу по каждому работнику, который получал заработную плату в организации за прошедший год, в том числе по уволенным и сокращенным. Для правильного отображения дохода в справке применяются регламентированные кодировки дохода.
• Сотруднику по требованию. Просьба может осуществляться в устной форме, письменный запрос не является обязательным. Причём работодатель не имеет права отказать в выдаче, а работник в свою очередь имеет право попросить более одного оригинала.

Стоит учитывать, что письменное заявление о получении формы 2-НДФЛ гарантирует предоставление справки от работодателя в течение 3 дней в отличие от устной просьбы, сроки выполнения которой не регулируются налоговым законодательством РФ.

Документальные основания

Справка 2-НДФЛ относится к налоговой документации, а соответственно, круг лиц допущенных к визированию документа определяется на основании закона 402-ФЗ, который гласит о праве подписывать справку как генеральному директору предприятия, так и уполномоченному лицу.

Чтобы с делегированием полномочий на право подписи не возникало проблем, в компании должен быть создан документ в виде приказа, где будут перечислены сотрудники, имеющие полномочие подписывать справки 2-НДФЛ.

Общий порядок

Подписывать документ имеют право исключительно уполномоченные лица, а именно:

• непосредственно работодатель в лице руководителя;
• официально утвержденный сотрудник организации.

Причём в официальном документе есть специальная графа для отметки об исполнителе, признак 1 – для работодателя, а 2 – для официально утверждённого исполнителя.

Если форма предоставляется в налоговый орган, то дополнительно следует прикрепить подтверждение о том, что ответственное лицо имеет право на действия с документом.

Как правильно подписать

Уполномоченное лицо, наделённое правом подписи, обязуется указать фамилию с инициалами и занимаемую должность в организации.

По доверенности

Доверенность – это документ, с помощью которого директор может делегировать свои полномочия, а именно, передать право подписи.

Документ может выдавать исключительно одно лицо руководящего звена.

Образец доверенности 2019:

Если предприятие по Уставу работает с использованием печати, её необходимо проставить на доверительном документе.

Генеральному директору (руководителю)

Подписать справку 2-НДФЛ гендиректору организации имеет право уполномоченный сотрудник. Но правила не запрещают руководителю визировать свою справку самостоятельно.

Для сотрудника

Сотруднику организации подписывает справку чаще всего работник отдела бухгалтерии по месту трудоустройства.

Но полномочия имеют все лица, которые допущены к сдаче аналогичной отчётности в ФНС.

Главному бухгалтеру

Главный бухгалтер не всегда имеет право на подписание документа по форме 2-НДФЛ. Соответственно, когда справка визируется для него, полномочия предоставляются исключительно директору или кругу лиц, которые утверждены приказом организации.

У индивидуального предпринимателя (ип)

У индивидуального предпринимателя отчётность по форме 2-НДФЛ за себя отсутствует.

В случае необходимости он предоставляет годовую декларацию по полученным доходам.

Если у бизнесмена есть наёмный персонал, то в независимости от системы налогообложения он обязан сдавать отчётность и перечислять налог.

Подписывать справки наёмным работникам, которые числятся в штате у предпринимателя, может как сам руководитель, так и уполномоченное лицо, чаще всего в лице главного бухгалтера.

Для банка

Для банка справка по доходам физического лица является главным документом, на основании которого принимается решение для положительного или отрицательного ответа при получении кредита.

Подписывает документ генеральный директор, главный бухгалтер или должностное лицо, наделённое правом визирования документа.

Для налоговой

Для налоговой службы форма 2-НДФЛ требуется для проверки доходов по всем сотрудникам и каждому в отдельности.

Составляется справка отделом бухучета, визируется непосредственно руководителем организации либо сотрудником, уполномоченным на право подписи на основании приказа компании.

За налогового агента

За налогового агента по причине отсутствия в результате отпуска или болезни уполномоченного лица форма 2-НДФЛ должна визироваться лицом, утвержденным на основании приказа во время отсутствия первого.

В обособленном подразделении (филиале)

В филиале право подписи на документе 2-НДФЛ имеет как руководитель головного подразделения, так и уполномоченное лицо обособленного.

Если нет главного бухгалтера

Если на предприятии в штате сотрудников нет главного бухгалтера, то зачастую право подписи на документе принадлежит руководителю предприятия.

Ответственность за нарушения

Налоговый Кодекс предусматривает ответственность за несвоевременно сданную отчётность 2-НДФЛ.

Штраф составляет 200 руб. за каждый документ. То есть если на предприятии работает штат из 20 сотрудников, то руководителю придётся уплатить сумму в 4 тысячи рублей.

Кроме просрочки, карается и недостоверность предоставленных данных. За каждую некорректно заполненную форму налоговый агент рискует заплатить 500 руб. за каждого сотрудника в отдельности.

Стоит отметить! Ошибки, к которым применяются штрафы, связаны не только с суммами расчёта по доходам, но и фактическими сведениями о работнике (прописка, паспортные данные и т.д.).

Отказ от выдачи справки грозит штрафом от 1 до 3 тысяч рублей и применяется к должностному лицу, ответственному за выдачу 2-НДФЛ.

Нововведениями в текущем году стали обновления кодов в справке, а также оформление дополнительного документа в виде реестра справок, по которому составляется отчётность. Но и, конечно же, обновлён бланк по форме 2-НДФЛ.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhdzen.ru/nalogi/ndfl/kto-podpisyvaet-spravku-2-ndfl/

Кто может подписать справку 2-НДФЛ для сотрудников, кто должен подписывать

В публикации рассматривается понятие и сущность справок 2 ндфл, порядок их составления, сроки представления в налоговые органы, а также их назначение. Кроме того, разбирается вопрос относительно того, кто подписывает 2 ндфл.

Понятие и сущность 2 ндфл

Справка 2 ндфл — это официальный документ, составляемый работодателем и свидетельствующий о сумме полученного дохода его персонала. Кроме того, она содержит информацию о начисленном и уплаченном за работника налоге, о неудержанном налоге, а также о вычетах и их размерах.

По сути, справка является бумагой, по которой можно узнать доходы человека. Также в ней содержатся и другие немаловажные сведения.

Справка 2 ндфл заполняется отдельно на каждого члена штата организации

Она состоит из нескольких разделов:

1. Заголовок. В нем указывается: за какой год она составлена и в какую инспекцию представляется (пишется четырехзначный код инспекции, где первые две цифры — код региона, следующие две — код самого отделения). Также если это не первичный документ, а корректировка, указывается номер данного уточнения.
2. Основные сведения. В данном разделе отражается основная информация о сотруднике:

• фамилия, имя, отчество;
• ИНН;
• серия и номер паспорта;
• адрес регистрации (индекс, регион, город, улица, дом, квартира ит.д.).

Должность, занимаемая сотрудником, в таких справках не указывается.

1. Сведения о доходе по месяцам. Указывается не только оклад, но и премии, отпускные, материальная помощь и другие выплаты. Заработная плата указывается без вычета налога.
2. Вычеты. В данном разделе указываются все вычеты, предоставляемые сотруднику (стандартные, социальные, имущественные). При предоставлении последних двух указывается также документ — основание для данного вычета (номер и дата уведомления, выданного налоговым ведомством).
3. Расчеты. Указывается общая сумма дохода. Затем путем вычитания из нее суммы вычетов рассчитывается облагаемая сумма налога. Затем указывается, была ли данная сумма удержана (строка удержанный или неудержанный налог).
4. Итоговая часть. Ставится подпись и дата заполнения. На более ранних версиях шаблона до 2016 года в конце также ставился штамп, свидетельствующий о действительности и достоверности представленных сведений.

Образец заполнения справки 2 ндфл за 2016 год

Заполняется данный документ отделом бухгалтерии.

Для отчета в инспекцию используется электронная форма отчета, а для выдачи на руки сотрудника — печатная.

Важно! Поскольку с 2016 года действует новый шаблон, и, соответственно, новые правила оформления, то единственным доказательством ее подлинности и действительности является подпись ответственного лица. До 2016 года на данном документе также проставлялась печать.

Но в связи с тем, что некоторым юридическим фирмам (ООО и АО) разрешили заниматься деятельностью без собственной печати, то штамп ставится только на определенной документации.

Также в приказе, утвержденном новую форму, ничего не говорится о штампе, а бланк не содержит место для печати (М.П.). Поэтому даже если у фирмы имеется печать, ставить ее не обязательно.

Однако постановка оттиска не является ошибкой и не приводит к применению мер налоговой ответственности и наказания.

Работодатель представляет данный отчет по месту регистрации фирмы или месту регистрации ее отдельных подразделений.

Сотруднику выдается один экземпляр на руки, но по письменному заявлению может быть выдано более одного.

Как правило, такие эта форма может понадобиться:

• для присвоения статуса малоимущего гражданина;
• для начисления субсидий;
• для предоставления иных льгот;
• для получения займа (ипотеки, рассрочки, кредита);
• для заполнения 3ндфл (чтобы получить вычет);
• для представления в другие организации.

Таким образом, справка 2 ндфл, составляемая работодателем, является важным документом, как для самой организации, так и для ее сотрудников.

Подпись в справке 2 ндфл

Разберемся, кто подписывает справку 2 ндфл. Так как она является отчетом, представляемым в налоговое ведомство, то подписывать ее могут лишь определенные лица. К ним относятся генеральный директор или иное уполномоченное лицо (чаще всего главный бухгалтер).

Код вычета НДФЛ в справке 2 НДФЛ

Кто из них должен подписывать 2 ндфл? Закон 402-ФЗ прямо не указывает, кто именно обладает правом подписи в таких случаях. Поэтому в организации создается внутренний документ (приказ), в котором перечисляется список сотрудников, обладающих правом подписи данного отчетного документа.

Таким образом, поставить свою подпись может:

• руководитель;
• утвержденный сотрудник (главбух).

При этом в самой справке указывается признак лица, ставившего подпись.

Если документ составляется для налогового ведомства, то дополнительно нужно указать наименование документа, подтверждающего полномочия представителя, подписавшего 2 ндфл.

 Также нужно приложить копию самого документа. Как правило, это доверенность или выписка из приказа о назначении данного лица ответственным исполнителем.

Доверенностью является документ, который подтверждает перенос полномочий руководителя на другое лицо. Как правило, она составляется при временном отсутствии директора в силу разнообразных причин (отпуск, больничный, командировка и т.д.).

Обратите внимание! Нотариального заверения данный документ не требует. Достаточно ее подписание генеральным директором и постановка печати при ее наличии.

Главное условие — в доверенности на право подписи должны быть указаны следующие реквизиты:

• наименование документа;
• город и дата составления;
• наименование налогового агента;
• его основные реквизиты;
• фамилия, имя, отчество генерального директора;
• должность лица, которому передаются полномочия;
• фамилия, имя, отчество этого лица;
• паспортные данные сотрудника;
• его адрес регистрации;
• перечень документов, которые он имеет право подписывать;
• срок выдачи доверенности;
• подпись сотрудника, которому переданы полномочия;
• подпись генерального директора.

Образец доверенности на передачу права подписи основных документов

Важно! В отношении индивидуальных предпринимательств, у которых имеется штат сотрудников, действуют те же правила.

Как подписать справку 2 ндфл? Для этого необходимо указать следующие данные:

• фамилия и инициалы;
• название должности;
• сама подпись.

Сама подпись ставится внизу справки. В правом углу от нее — фамилия и инициалы, в левом — должность.

Таким образом, круг физических лиц, кто может подписать справку по форме 2 ндфл для сотрудников, строго ограничен. При несоблюдении данных ограничений справка признается недействительной, а данный факт может быть отнесен к мошенничеству.

Поэтому чтобы избежать дополнительных временных затрат на исправление неточностей либо предоставление дополнительных документов, или еще хуже, привлечение к налоговой ответственности, лучше заранее изучить вопросы налогообложения в тех или иных ситуациях либо проконсультироваться со специалистами.

Источник: https://shtrafsud.ru/dokumenty/kto-podpisyvaet-2-ndfl.html

Кто имеет право подписывать и сдавать справку 2 НДФЛ

Кто имеет право подписи налоговой декларации 2 НДФЛ. Есть ли четкое разграничение прав в законодательстве, и какими локальными актами правильно оформить круг людей, которые отвечают за предоставляемые сведения в налоговую инспекцию. Рассмотрим в этом материале все нюансы, если нет подписи руководителя, а также вопросы, связанные с правом визирования документа по доверенности.

Кто сдает справку 2 НДФЛ

Все субъекты хозяйствования, в том числе и ИП, которые в течение года начисляли вознаграждения за труд или иные доходы в пользу работников, а также удерживали с них НДФЛ, подают декларацию 2 НДФЛ в налоговую по истечении отчетного периода. Юр лица подают отчеты в ИМНС по месту их регистрации, ИП – по месту жительства. Кроме того, выдать справку они обязаны и по личному запросу физ. лиц по мере надобности в течение трех дней.

В 2018 году передают отчет в ИМНС в срок не позднее 2 апреля, но если имели место случаи не удержанного НДФЛ, представить показатели необходимо до 1 марта.

Подать сведения можно посредством электронного документооборота, на бумажном носителе непосредственно в фискальные органы либо почтовой бандеролью.

В двух последних случаях сведения считаются представленными согласно дате их принятия инспектором в налоговой инспекции или по штампу на отправлении.

Кто формирует и выдает по запросу справку 2 НДФЛ

В каждой организации в начале года разрабатывается учетная политика, где необходимо уточнить все детали бухгалтерского и налогового учета. Один из важных приложений к ней является приказ о документообороте. Здесь следует четко отразить состав бланков, сроки подачи каждого и ответственных лиц за формирование и представление отчетности.

Как правило, ответственность за налоговую базу и общие сведения в справке 2 НДФЛ возложены на сотрудника, который начисляет заработок. Это объективно, так как именно он отвечает за полноту представляемых данных, и проходящую первичную информацию.

Юридические лица, где в штате есть сотрудники, обязаны:

• Вести учет заработка, полученного работниками;
• удерживать подоходный налог;
• отслеживать числа, когда НДФЛ нужно перечислять в казну;
• отчитываться о начисленных доходах по каждому работнику по форме 2 НДФЛ перед ИМНС и создавать по ним сводный реестр;
• по заявлению сотрудника в трехдневный срок работодатели обязаны сформировать оригинальную справку по месту требования и в нужном количестве.

Документальное основание и общие сведения

До последних изменений в законодательстве подписывать справку 2 НДФЛ для налоговой имел право непосредственный руководитель юр лица или сам ИП. Но жизнь вносит свои коррективы. В настоящее время визировать отчет может как директор, согласно уставным документам, так и его уполномоченный представитель.

Документ, на основании которого представитель имеет право подписи – заранее составленная и завизированная руководителем доверенность. В конце декларации указывают сведения о ней рядом с визой лица, подписывающего НДФЛ 2. Как правило, доверенность оформляется на один год, при необходимости временные рамки меняют или не отмечают вовсе.

Если в учетной политике не установлен перечень ответственных лиц за право подписи документов, его необходимо определить в приказе. Это потребуется для визирования 2 НДФЛ при смене руководителя, временной замене работников на время их отпуска, командировки или больничного листа. В справке, в таком случае указывается лицо, заменяющего отсутствующего сотрудника, и приказ о замене.

Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ

В нормативном документе четко определен перечень лиц, имеющих право подписи справок по форме 2 НДФЛ.

Это:

• Руководитель субъекта хозяйствования или заместитель руководителя, согласно уставным документам;
• доверенное лицо, официально представляющее интересы налогового агента.

Кроме визы, в справке указывают фамилию лица, подписавшего документ только в тех случаях, когда действует доверенность. Для этого отражают соответствующий шифр:

• Если справку подписывает руководитель, указывают цифру 1;
• если подписывает представитель налогового агента, указывают цифру 2. Это будет:
  • Сотрудник бухгалтерии, который начисляет заработную плату;
  • кадровый специалист, ведущий учет личных карточек;
  • главный бухгалтер или его заместитель, с обязанностями контроля над начислением заработка и заполнением отчетных форм в фискальные органы.

Это важно! Если в инспекцию сведения о подразделениях подает представитель, дополнительно указываются данные документа, на основании которого он действует (например, доверенность на право подписи).

Кто подписывает справку 2 НДФЛ для сотрудников

Если сотруднику необходима декларация 2 НДФЛ для подачи в иные организации, он письменно уведомляет работодателя, причем указывать, куда представляется справка о доходах, необязательно. В течение трех дней бухгалтерия обязана подготовить декларацию.

Подписывать в данном случае форму 2 должен генеральный гендиректор или сотрудники, визирующие отчет в налоговую инспекцию. Внутренним локальным документом утвержден перечень лиц для подписи справки 2 НДФЛ, и не имеет значения, кто ее требует и с какой целью.

Кто должен директору подписывать справку 2 НДФЛ

Не всегда на практике понятно, кто визирует справку НДФЛ директору.

Правилами для этого случая установлен следующий порядок:

• руководитель может подписать себе документ;
• подпись ставит лицо, кому доверена данная процедура.

В декларации указываются в обязательном порядке:

• Фамилия, имя и отчество представителя;
• занимаемая должность.

Кто подписывает ежегодную справку 2 НДФЛ для сотрудника, если нет главного бухгалтера

Подпись главного бухгалтера не обязательна. Если он был включен в перечень лиц, имеющих право визирования документа, справку утвердит его заместитель, курирующий начисление заработка и налоговую отчетность.

Кроме того, право подписи вменяют и физ. лицу, отвечающему за формирование доходов в пользу работников компании. Важно своевременно составить доверенность, на передачу такого права визирования налоговой отчетности.

Ответственность за недостоверность сведений при заполнении 2 НДФЛ

Неверные данные в 2 НДФЛ носят различный характер и разную ответственность. Следует разграничивать обязательства за постановку и ведение учета. Например, за ошибки в справке, поданную в фискальные органы, мера ответа определяется согласно Налоговому кодексу, это касается также и формата представления.

Если показатели в отношении дохода завышены, это расценивается как мошенничество, особенно если значения подаются за выдаваемой ссудой в банковскую организацию. Налоговая инспекция вправе доначислить налог и за несвоевременную оплату вменить пеню.

Кто подписывает справку 2 НДФЛ — Finance-EXP.ru

Бланк содержит сведения о налогообложении налогом на доходы с физических лиц, сформированного по отдельному работнику налогового агента.

Общие сведения ↑

Работодатели, имеющие наемных работников, обязаны:

1. Вести учет полученных работником доходов.
2. Удерживать НДФЛ и своевременно перечислять его в бюджет федерального уровня.
3. Подавать сведения в форме 2-НДФЛ по каждому физическому лицу.
4. Создавать сводную ведомость в форме реестра.

По просьбе налогоплательщика, выраженной в форме письменного заявления, работодатель должен выдавать справку 2-НДФЛ.

Документ физическому лицу выдается в оригинальной форме, дающей право на представление его по месту требования.

Кто формирует справку

Организация или ИП должна разработать учетную политику, в которой указываются основные и важные моменты учета. Приложением к учетной политике оформляется порядок делового внутреннего документооборота.

Состав документов определяется в разрезе применяемых в учете бланков. В перечень условий ведения документов входит:

• обязательная форма (в том числе 2-НДФЛ);
• сроки сдачи на утверждение и в контролирующие органы;
• лицо, ответственное за формирование документа.

В документе имеются данные о лице, имеющем право подписывать форму. По общему порядку справка формируется работником бухгалтерии, имеющим обязанности по начислению заработной платы сотрудников.

Кому выдается

Справка по форме 2-НДФЛ для сотрудника выдается любому работнику организации или ИП, принятому по трудовому договору.

При обращении с просьбой о выдаче уволенного работника справка выдается на общих основаниях с актуальной датой формирования.

Возникновение необходимости получения документа за прошлый период может возникнуть у бывшего работника:

1. В случае его обращения в ИФНС для получения имущественного или социального вычета за период, не превышающий исковую давность.
2. При утере работником документов о доходах, выданных ему в составе обязательного пакета бумаг при увольнении.

Выдача справки может производится по запросу, направленному новой организацией-работодателем.

При отсутствии у бывшего работника места трудоустройства – безработному справка за период работы в организации выдается по личному запросу.

Справка может потребоваться иностранному гражданину для подтверждения погашения обязательств по налогам РФ и предъявления ее в стране постоянного проживания.

Форма справки позволяет отражать данные об иностранных гражданах. Для данной категории предусмотрены строки, отражающие:

Наименование строки
Статус	Имеется возможность указывать код нерезидента (2) или высококвалифицированного иностранного специалиста (3)
Гражданство	Информация указывается для сведений. На начисление налога влияет только срок пребывания более 183 дней
Адрес	В стране постоянного проживания

В отношении статуса резидента данные указываются на конец периода, за который представлена справка. При изменении статуса актуальность имеет только последний показатель.

Кто должен подписывать справку 2-НДФЛ ↑

Порядок лиц, кто подписывает справку 2-НДФЛ для банка, налоговой и имеющих право подписи документов налоговой отчетности, установлен приказом по утверждению учетной политике.

Документ представляется в официальные органы и должен заверяться лицом, имеющим на это право.

Вопрос не имеет однозначного ответа после утверждения последней действующей формы, принятой в качестве приложения к приказу ФНС РФ от 17.11.2010г. за № ММВ-7-3/611@.

Ранее было конкретное указание на руководителя и главного бухгалтера, в настоящее время подписывать должен налоговый агент. Компания должна самостоятельно выбрать ответственное лицо, на которое будет возложена обязанность.

Кто имеет право

Право представлять интересы предприятия как налогового агента имеет право лицо, закрепленное приказом.

В качестве представителя предприятия как налогового агента могут иметь право:

1. Лицо, ведущие начисление заработной платы работников, начисление и удержание налога, формирующие справки 2-НДФЛ.
2. Главный бухгалтер предприятия, которые также может иметь обязанности по учету заработной платы и отчетности по доходам физических лиц или принимать участие в качестве контролера качества заполнения форм.
3. Руководитель – директор или иное лицо, права которого установлено учредительными документами или приказом.

Любое из лиц может представлять интересы предприятия как налогового агента. Лица, подписи которых заверяют отчетность и формы, выданные работникам, не обязаны должны принадлежать одному лицу. Основное условие – законное право лица, установленное приказом.

Документальное основание

В обязательном порядке лицо, которое подписывает документ, указывает на бланке свою должность и расшифровывает подпись фамилией с инициалами.

В отсутствии лиц, ответственных за подпись справки, установленных в учетной политике и приказе, необходимо определить круг лиц, временно допущенных к подписи.

Обстоятельство обеспечения замены может возникнуть при уходе ответственного лица в отпуск. При подписи документов необходимо указывать данные лица, временно замещающего убывшего в отпуск.

В дополнение можно указать приказ и дату, на основании которого возникла ответственность. При проведении процедуры закрытия компании право подписи имеет лицо, ответственное за подпись всех документов.

В случае закрытия при ликвидации до окончательного удаления из реестра подпись на документах юридического лица ставит руководитель или учредитель. Для ИП право подписи сохраняется и после его закрытия.

Часто задаваемые вопросы ↑

В процессе ведения учета НДФЛ, формирования справок иногда возникают вопросы:

Тема вопроса	Разъяснение
Большое количество вопросов касается корректировок справок	В случае корректировок данных, производимых в течение года, показатели до исправлений не отражаются в справке. Строка начисленного налога должна содержать правильные выверенные данные с учетом произведенного перерасчета. Примером изменений данных может быть изменение статуса нерезидента на резидента. При получении нового статуса лицу возвращается разница ставок 13% и 30% по строке начислений
Часть налоговых агентов сомневается по поводу заверения печатью справки, выдаваемой физическому лицу	Выдаваемые юридическим лицом справки подлежат обязательному заверению, для ИП данные не регламентированы. Если печать ИП заявлена в ИФНС при учреждении, отчетность необходимо заверять печатью. Для других мест применение печати для ИП не является обязательным. Печать на документе необходимо располагать таким образом, чтобы не закрывать подпись ответственного лица
Физические лица не всегда имеют понятие о порядке выдачи справок	Выдача справок 2-НДФЛ физическим лицам производится в бухгалтерии предприятия-работодателя. Заявка на документ подается в письменном виде, составленном в произвольной форме. Необходимость составления заявления обусловлена требованием систематизации документооборота. Согласно ТК РФ, на создание документа и его оформление (подпись должностного лица, заверение печатью) отводится 3 рабочих дня

Как принято у ИП?

Индивидуальный предприниматель – особая категория предприятий. Основные требования законодательства применяется к лицу наравне с другими налоговыми агентами.

Отличия состоят в том, что многие вопросы документооборота и структурного распорядка регулируются у предпринимателя ГК РФ.

Законодательством установлено:

1. Отсутствие лиц, которые по учредительным документам имеют право на представление интересов предпринимателя в различных инстанциях.
2. При необходимости поручить часть дел в официальных инстанциях от лица ИП возникает обязанность оформления нотариально заверенной доверенности.
3. Главный бухгалтер не имеет столько ответственных полномочий, как в случае приема его на работу к юридическому лицу. Главный бухгалтер имеет право помогать ИП вести учет и не является ответственным лицом ИП. Ответственность за постановку учета в ИП несет предприниматель, а не главный бухгалтер, как у юридического лица.

Исходя из ограниченной ответственности прочих работников, можно заключить об исключительном праве подписи справки 2-НДФЛ индивидуальным предпринимателем.

Если справка ответственного лица?

Ответственное лицо, которое представляет интересы организации и чьи правомочные действия закреплены приказом, имеет в данной ипостаси определенный статус.

Необходимо различать право ответственного лица и его в качестве работника. Ответственное лицо:

• в форме руководителя или представителя компании как налогового агента имеет обязанности и право подписи справки 2-НДФЛ;
• качестве работника имеет право получать доход, определенный ему по трудовому договору. Подобно другим работникам, ответственное лицо, если оно не ИП, является наемным работником. Если ответственное лицо является учредителем, он также должен быть утвержден руководителем с назначением ему заработной платой.

Учитывая изложенное, справки 2-НДФЛ, сформированные на себя как физическое лицо, подписывает ответственное лицо, имеющее в данном случае другой статус.

Вопрос о том, кто подписывает справку 2-НДФЛ генеральному директору, имеет конкретный ответ – руководитель в общеустановленном порядке.

Новая справка о доходах для работников: когда выдавать, как заполнять, кто должен подписывать

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫНовая справка о доходах для работников: когда выдавать, как заполнять, кто должен подписывать 10 апреля Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

С 2019 года Федеральная налоговая служба разделила формы, по которым сообщаются сведения о доходах и суммах налога физлиц. Теперь справки, которые сдаются в ИФНС, составляются по одной форме, а справки, выдаваемые работникам, — по другой. При этом приказ ФНС России от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@, утвердивший обе формы, вообще не содержит правил заполнения той справки, которую нужно выдать по заявлению работника. И хотя сама форма справки о доходах для работников является несложной, отсутствие порядка ее оформления все же вызывает вопросы. Ответы на самые распространенные из них — в нашей сегодняшней статье.

Начнем с основного вопроса: когда именно нужно применять новую форму справки о доходах для работников (утв. приложением № 5 к приказу ФНС России от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@; далее — приказ № ММВ-7-11/566@)? Казалось бы, ответ очевиден: если сотрудник обратился в бухгалтерию с просьбой выдать ему такую справку. Но этот ответ верен лишь отчасти.

Так, по новой форме нужно составить справку, если работник просит выдать ему документ о доходах за 2018 год и последующие годы. Если же запрос работника касается предыдущих налоговых периодов, то справку надо оформить по прежней форме (утв.

приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@). Ведь в самом приказе № ММВ-7-11/566@ указано, что он применяется для представления сведений о доходах за 2018 год (п. 4 приказа).

И никаких исключений в отношении формы справки для работников не сделано.

Также нужно учитывать, что справка о доходах для работников оформляется только в том случае, если она выдается на основании пункта 3 статьи 230 НК РФ по заявлению самого физлица.

Если же компания выполняет обязанность, предусмотренную пунктом 5 статьи 226 НК РФ, и уведомляет физлицо (в т.ч.

 действующего или бывшего сотрудника) о невозможности удержать НДФЛ и сумме задолженности, то заполнить надо не справку для работников, а форму 2-НДФЛ (т.е. ту форму, которая подается в ИФНС).

Это опять же связано с формулировками приказа № ММВ-7-11/566@. Так, пункт 2 этого приказа гласит: сообщение о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ) представляется по форме, утвержденной подпунктом 1.

1 пункта 1 приказа. А в данном подпункте речь идет о форме 2-НДФЛ, которая подается в ИФНС. Поэтому, вне зависимости от того, кому направляется данное сообщение (налоговому органу или физлицу-налогоплательщику), оно заполняется по форме 2-НДФЛ.

Использовать для этой цели справку для работников нельзя.

Срок составления справки о доходах

Следующий блок вопросов касается срока, в течение которого организация должна подготовить и выдать сотруднику справку о доходах. Ни в Налоговом кодексе, ни в приказе № ММВ-7-11/566@ такой срок не установлен. Однако это не значит, что с выдачей справки можно тянуть сколь угодно долго.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней с момента получения соответствующего письменного запроса сотрудника.

Поскольку приведенный в статье 62 ТК РФ перечень документов носит открытый характер (об этом свидетельствует использование слов «и другое» в тексте нормы), то указанный в ней трехдневный срок следует соблюдать и при подготовке справки о доходах для работника.

Эту же норме нужно применять и в ситуации, когда за документом обращается бывший сотрудник (определение Московского городского суда от 08.09.11 по делу № 33-28750).

Следовательно, если работник организации запросил справку о доходах, то на подготовку этого документа у бухгалтерии есть три рабочих дня.

Столько же времени отводится на составление справки для бывшего сотрудника, если он хочет получить сведения за период его работы в компании.

Нарушение этого срока может стать основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Заметим, что унифицированной формы заявления на выдачу справки о доходах не существует. Поэтому работник может составить такое заявление в произвольной форме, указав какие именно сведения он хочет получить и дату обращения, а также заверив документ своей подписью. Многие работодатели выдают справки о доходах на основании заявлений, направленных в электронной форме, и даже по устной просьбе работников. Это не является нарушением. Но в этих случаях работник несет риски неполучения или несвоевременного получения справки, поскольку он не сможет подтвердить факт и дату подачи письменного заявления.

Помимо указанного общего трехдневного срока, в законодательстве существуют и два специальных срока, которые отводятся на подготовку справки о доходах. Первый из них также установлен ТК РФ, и касается выдачи справки увольняющемуся работнику.

В такой ситуации документ со сведениями о доходах нужно выдать в день увольнения сотрудника, даже если со дня подачи соответствующего заявления прошло менее трех дней (ст. 84.1 ТК РФ).

В противном случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ.

Второй срок установлен Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных». Его нужно учитывать, если справку о доходах хочет получить физлицо, которое не является и никогда не являлось работником организации, а также, если сведения запрашивает работник (в т.ч.

 бывший), но за период, когда трудовые отношения с компанией отсутствовали. В таких ситуациях на составление справки у организации есть 30 календарных дней (п. 1 ст. 20 Закона № 152-ФЗ). Так, именно в этот срок нужно выдать справки физлицам, которым выплачивался доход по гражданско-правовым договорам.

За отказ предоставить такую информацию предусмотрена административная ответственность (ст. 5.39 КоАП РФ).

Как подписывать справку о доходах

Еще одна группа вопросов связана с правилами подписания справки о доходах, которая выдается по запросам работников. Как мы уже упоминали, порядок заполнения такой справки не утвержден. Но ее форма предусматривает проставление подписи и указание ФИО налогового агента.

В связи с этим на практике возникают вопросы о том, кто конкретно от имени налогового агента может подписать такую справку? Обязательно ли это должен быть руководитель организации? Может ли другое лицо по доверенности подписать справку о доходах работника? Если может, то нужно ли указывать в справке реквизиты доверенности, при том, соответствующих полей в форме нет? Давайте разбираться.

https://www.youtube.com/watch?v=XVTZUy3n6Yk

Согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ, налоговыми агентами признаются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации.

Фамилия, имя и отчество, согласно пункту 1 статьи 19 ГК РФ, могут быть только у физических лиц (граждан). Юридические лица имеют наименование (п. 1 ст. 54 ГК РФ).

Таким образом, очевидно, что справку о доходах всегда подписывает физическое лицо.

Исходя из положений статьи 226 НК РФ, это может быть либо физическое лицо, являющееся налоговым агентом (предприниматель, нотариус, адвокат), либо физическое лицо, являющееся представителем налогового агента-организации.

Также справку может подписать физическое лицо, которое представляет интересы налогового агента-предпринимателя, нотариуса, адвоката.

На основании положений пунктов 1 и 4 статьи 26 НК РФ у налогового агента-организации могут быть законные и уполномоченные представители. Первые представляют организацию на основании закона или учредительных документов (п. 1 ст. 27 НК РФ), а вторые — на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ).

С учетом изложенного, подписать справку о доходах для работника от имени организации — налогового агента может либо ее руководитель, либо иное лицо, уполномоченное на то соответствующей доверенностью. При этом реквизиты доверенности в справке не указываются. Прикладывать к справке о доходах копию доверенности не нужно, так как законодательство не содержит такого требования.

Обсудить на форумеРаспечататьВ закладки Обсудить на форумеРаспечататьВ закладки

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2019/4/14546