Правило проведения конференции

Правила процедуры проведения международных конференций

Правило проведения конференции

С предложением о созыве конференции могут выступать одно или несколько государств или международная организация.

Подготовка конференции начинается с определения цели ее созыва, формирования повестки дня. Согласование мнений государств относительно созыва происходит по дипломатическим каналам или в рамках специальных консультаций. Определяя круг участников конференции, а также уровень представительства на ней, государства исходят из целей и характера конференции.

Если конференция созывается в рамках или под эгидой межправительственной организации, время и место ее созыва фиксируются в соответствующих резолюциях этой организации. Проводится конференция либо в штаб-квартире международной организации, либо по приглашению какого-либо государства – члена организации на его территории. Деятельность многих конференций протекает в форме сессий.

Правила процедуры представляют собой юридический документ, который относится к так называемому внутреннему праву международных организаций и конференций, поскольку принимается от имени делегаций, участвующих в конференции. Каких-либо единых правил процедуры для проведения конференций не выработано, но практика привела к тому, что условно можно говорить об обычных нормах в этой области. Правила процедуры регламентируют:

  • – порядок утверждения повестки дня;
  • – выборы руководящих органов конференции;
  • – порядок образования вспомогательных органов – комитетов и рабочих групп, а также избрание их председателей и докладчиков.
  • – порядок формирования и обязанности секретариата конференции;
  • – установление необходимого кворума для начала работы;
  • – полномочия председателя;
  • – очередность выступлений;
  • – порядок внесения предложений и поправок;
  • – условия участия наблюдателей;
  • – порядок изменения процедур и др.

Голосование на конференции обычно проводится поднятием рук или вставанием, однако любой представитель может потребовать поименного ания. При поименном ании вызывается каждое государство, и его представитель отвечает обычно “да”, “нет” или “воздерживаюсь”.

Если ание на конференции осуществляется с помощью механического оборудования, то ание, которое не заносится в отчет о заседании, заменяет ание поднятием рук или вставанием, и ание, которое заносится в отчет о заседании, заменяет поименное ание.

Если на конференции проводится ание без вызова государств, участвующих в ней, любой представитель может потребовать провести такое ание, которое заносится в отчет о заседании ания.

Согласно некоторым правилам процедуры для принятия решения по существу может требоваться квалифицированное большинство, но процедурные решения всегда принимаются простым большинством.

Языки, на которых ведется работа на конференциях, делятся на официальные (на которых можно произносить выступления и на которых издаются все официальные решения) и рабочие (на которых ведутся протоколы). Как правило, рабочими языками являются лишь несколько из числа официальных.

Большинство международных межправительственных конференций проводится в целях принятия международных договоров (дипломатические конференции). Вместе с тем целями ряда конференций являются принятие докладов, деклараций и резолюций, а также обмен мнениями, информацией и др.

Состав делегаций по структуре определяется правилами проведения конференций. Делегация каждого государства, участвующего в конференции, состоит из главы делегации и необходимого числа аккредитованных представителей, заместителей представителей и советников.

Если не указано иное, термин “представитель” означает представителя государства (Дипломатическая конференция полномочных представителей под эгидой ООН по учреждению Международного уголовного суда, 1998 г.). Общие положения, касающиеся состава делегации, регламентируются ст. 45 Венской конвенции 1975 г.

“О представительстве государств в их отношениях с международными организациями универсального характера”: “Помимо главы делегации делегация может включать других делегатов, дипломатический персонал, административно-технический персонал и обслуживающий персонал”.

Независимо от характера конференции участвующие в ней делегации и делегаты, из которых они состоят, официально представляют интересы направивших их суверенных государств, а следовательно, должны обладать всеми необходимыми возможностями для выполнения своих задач (ст. 51 Венской конвенции).

Руководящие должностные лица избираются из состава делегаций, конференция избирает следующих должностных лиц: Председателя и заместителя Председателя, а также председателей комитетов и др.

Эти должностные лица избираются на такой основе, чтобы обеспечить представительный характер Генерального комитета, учитывая, в частности, справедливое географическое распределение и принимая во внимание необходимость обеспечения надлежащего представительства основных правовых систем мира.

Конференция может также избирать таких других должностных лиц, каких она сочтет необходимыми для осуществления своих функций.

Центральным лицом на конференции является ее Председатель. Им становится либо представитель государства, на территории которого проходит конференция, либо применяется принцип ротации, при котором его обязанности выполняют поочередно главы делегаций всех участвующих государств.

В обязанности Председателя входит:

  • – председательствование на пленарных заседаниях конференции;
  • – открытие и закрытие каждого заседания;
  • – руководство прениями;
  • – контроль за соблюдением процедурных правил;
  • – предоставление слова;
  • – содействие достижению общего согласия;
  • – постановка вопросов для решения на конференции;
  • – объявление решения.

Председатель выносит постановления по порядку ведения заседания и в соответствии с настоящими правилами полностью осуществляет руководство ходом заседаний, поддерживает порядок на этих заседаниях.

Председатель может предложить конференции прекратить запись ораторов, ограничить время, предоставленное ораторам, и число выступлений каждого представителя по одному вопросу, прервать или прекратить прения и прервать или закрыть заседание.

При исполнении своих функций Председатель подчиняется конференции.

Почти на всех современных международных конференциях создается Генеральный комитет в основном в составе 25 членов, в число которых входят Председатель и заместители Председателя, Председатель Комитета полного состава и Председатель Редакционного комитета. Председатель или в его или ее отсутствие назначенный им или ею один из заместителей Председателя исполняет функции Председателя Генерального комитета.

Секретариат состоит, как правило, из Генерального секретаря и персонала для обслуживания конференции. Его обязанности:

  • – обеспечивать устный перевод произносимых на заседаниях речей;
  • – принимать, переводить, размножать и распространять документы конференции;
  • – публиковать и рассылать официальные документы конференции;
  • – составлять и рассылать отчеты об открытых заседаниях;
  • – организовать хранение документов конференции в архивах.

Заседания конференции могут быть как открытыми, так и закрытыми, что решается на предварительном совещании.

Кроме официальных заседаний на международных конференция при работе над документами проводятся и неофициальные заседания комиссий и подкомиссий на одном из рабочих языков.

Конференция считается законченной, когда достигается цель ее работы и виде заключения тех или иных соглашений или принимается решение о невозможности достижения такового.

Окончание большинства международных конференций обычно оформляется заключительным актом, в состав которого входит перечень всех событий в деятельности конференции (такие акты содержат не только перечень наименований принятых документов, но и тексты этих документов), или протоколом, подписанным всеми участниками (также могут быть декларации, заявления и другие формы).

Результаты работы успешно завершившейся межправительственной конференции выражаются в актах с различным правовым значением, имеющих самые разнообразные наименования. Общепризнанной классификации таких наименований нет. Выбор наименования часто связан с политическими или случайными соображениями и, как правило, не имеет юридического значения.

Международное право не содержит норм, предписывающих какую-либо обязательную форму (или ее важный элемент – наименование) актов конференций. Некоторые наименования в результате длительной практики их употребления стали относительно постоянными для определенных видов актов, принимаемых на конференциях.

Так, заключительными актами чаще называются документы, содержащие основные, характеризующие конференцию факты.

Акты конференции, которые, как правило, нацелены на создание норм международного права, все чаще именуются конвенциями, а те, которые содержат рекомендации государствам или межправительственным организациям, – резолюциями.

В резолюциях часто выражается признательность правительству, его главе и народу страны проведения конференции, исполнительному секретарю конференции и другим членам секретариата, эксперту-консультанту.

Таким образом, на межправительственных конференциях принимаются акты двух видов: содержащие материалы текущей работы и подводящие итоги их работы.

К первой группе относятся протоколы заседаний, ко второй – документы международно-правового характера (договоры, конвенции и т.д.).

Необходимо различать также акты процедурного характера и акты, принимаемые по существу рассматриваемых в ходе работы конференции вопросов.

Page 3

Перейти к загрузке файла
  • 1. http://evolutio.info/, инернет-портал Международного общественного объединения по научно-исследовательским и информационно-образовательным программам «Развитие».
  • 2. http://www.irbis.vegu.ru/, интернет-портал Библиотеки НОУ ВПО Академии ВЭГУ.
  • 3. http://readbookz.com/, онлайн-библиотека.

  Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Источник: https://studwood.ru/1291826/ekonomika/pravila_protsedury_provedeniya_mezhdunarodnyh_konferentsiy

Организация и проведение научной конференции: подробный план

Правило проведения конференции

Основными правилами организации и проведения научной конференции вкупе с привлечением на мероприятие большого количества людей является массовое распространение соответствующей информации на разных порталах и ресурсах. Мероприятие должно иметь грамотно оставленный план, интересную тему, представляет необходимую и актуальную информацию.

Для привлечения как минимум 100 соискателей необходимо максимально распространить информацию о конференции, дать подробное описание вопросов и программы, которые будут рассмотрены.

Подготовка к конференции

Подготовка научных конференций — один из самых распространенных вопросов виду широкой распространенности мероприятий подобного формата.

Процесс подготовки состоит из нескольких шагов:

  1. Составление и согласование плана конференции;
  2. Согласование финансового плана;
  3. Выбор места для проведения мероприятия;
  4. Создание стиля конференции;
  5. Приглашение участников.

Конференция является своеобразным заявлением определенной группе участников об услуге или продукции. Если организаторами мероприятия являются кафедра института либо научно-исследовательский центр, то в качестве основной группы слушателей выступают студенты высших учебных заведений.

Массовое распространение информации через деканаты высших учебных заведений позволит привлечь большое количество студентов. Распространяемые сведения должны преподноситься в таком формате, чтобы они не только вызывали интерес, но и побуждали к действиям. План мероприятия обязательно должен включать в себя ответы на вопросы слушателей и разъяснение выбранной тематики.

Распространенные виды научных конференций

Научные конференции подразделяются на определенные виды, однако далеко не каждый из них привлекателен для студентов. Самыми интересными и пользующимися спросом считаются:

  1. Научно-практические конференции;
  2. Международные конференции;
  3. Всероссийские конференции.

Кто организует конференции?

Организацией подобных мероприятий могут заниматься научно-исследовательские центры и институты, кафедры высших учебных заведений. Самое главное требование – всем должен заниматься доктор наук.

Форматы участия в конференциях

Проведение конференций может быть как в очном, так и заочном формате. Для каждого из них характерны свои плюсы и минусы.

Проведение конференции в очном формате позволяет собрать всех слушателей в одном месте, что дает людям возможность общаться, знакомиться и делиться знаниями и опытом.

Однако у таких конференций имеется ограничение: проводятся они в основном в крупных городах, и далеко не у каждого человека есть возможность их посетить.

Преимуществами заочного мероприятия является возможность его посещения в режиме онлайн, размещение докладов и статей на официальных ресурсах вне зависимости от места проживания и обучения.

Заочная конференция обходится дешевле, чем очное мероприятие, к тому же отсутствует проблема выдачи виз студентам: далеко не каждый учащийся может оторваться от учебы на несколько недель.

Размеры конференций

Практически все научные конференции делятся на два основных вида: международные и российские. Основным их отличием друг от друга является то, что в мероприятиях первого типа могут принимать участие слушатели из других стран. Соответственно, такие конференции выше ценятся в научном сообществе.

Место проведения конференции

План научного мероприятия составляется исходя из количества участников. Как только станет известна точная цифра слушателей, начинается поиск и аренда соответствующего помещения. Количество мест должно быть рассчитано на каждого студента и его сопровождающего.

Желательно выбирать помещения с хорошей акустикой, поскольку основной целью любой конференции является представление слушателям информации. Выступающего у микрофона человека должно быть четко и ясно слышно во всей аудитории.

При выборе помещения опираются на следующие параметры:

  • Хорошая освещенность;
  • Вместительность;
  • Привлекательный внешний вид, хороший косметический ремонт;
  • Наличие сцены, системы электропитания для оборудования;
  • Чистота помещения.

Составление информационного письма и регламент мероприятия

Информационное письмо и регламент – документация, которая предоставляется организаторами мероприятия.

В регламенте перечисляются правила и положения конференции, ее план, сроки подачи заявок и порядок выступления участников. Также в нем указывается порядок, согласно которому на мероприятие отбираются участники.

Информационное письмо рассылается организаторами по всем учебным заведениям и научным организациям. В письме указывается вся необходимая информация, касающаяся проведения мероприятия: порядок его проведения, тематика.

В информационном письме должны перечисляться следующие данные:

  • Задачи и цели проведения конференции;
  • Анализ проблематики мероприятия;
  • Языки, на которых будет проводиться конференция;
  • Заочный или очный формат конференции;
  • Образец заявки на участие.

Условия организации научной конференции

Процесс организации подобных мероприятий подразумевает несколько этапов:

  • Сбор научного сообщества, главой которого обязательно должен быть профессор наук;
  • Регистрация мероприятия в РИНЦ – обязательное требование;
  • Регистрация книжных кодов УДК, ББК, ISBN либо поиск издательства-партнера, которое будет заниматься печатью сборников;
  • Составление плана, рассылка соответствующей документации по учебным заведениям;
  • Организация конференции;
  • Распространение информации о конференции;
  • Проведение мероприятия;
  • Подведение итогов.

Организация научно-практической конференции

Научно-практическая конференция – мероприятие, в программу которого, помимо теоретической части, входит и практическая.

Организуется научно-практическая конференция аналогично любым другим подобным мероприятиям: составляется план, согласовывается смета расходов, в которой прописывается стоимость организации выступлений студентов.

Основным отличием научно-практической конференции является то, что она представляет собой не только прослушивание лекционного материала, но и чтение, обсуждение докладов, демонстрацию знаний студентами.

Организация международной конференции

Отличительной особенностью международных мероприятий является то, что принять участие в них могут участники из других стран. В большинстве случаев такие конференции заочные, а публикация научных статей и докладов по их результатам платная.

Продвижение конференции

К участию в конференции желательно привлекать как можно большее количество слушателей. Продвинуть мероприятие можно несколькими способами, что позволит привлекать порядка 100 человек ежедневно.

Рассылка электронных писем по высшим учебным заведениям

Электронная почта и рассылка приглашений на мероприятие – самый простой и эффективный способ продвижения. В электронном письме должна содержаться тематика конференции, регламент и положение, образец заявки на участие.

Реклама в интернете

Платная реклама в интернете помогает привлечь слушателей при организации конференций международного масштаба. Основным преимуществом такого способа продвижения является то, что подобные объявление визуально выделяются и хорошо заметны. Разметить рекламу можно посредством контекстной рекламы, различных платформ.

Социальные сети

Студенты часто пользуются социальными сетями, самыми популярными среди которых являются и . Продвинуть научную конференцию можно путем создания группы и приглашения в не студентов российских ВУЗов.

Создание собственного сайта

Официальный сайт мероприятия также позволит привлечь определенное количество слушателей. Желательно грамотно оформить и наполнить информацией ресурс. Все размещенные тексты должны быть лаконичными, полезными, информативными и интересными.

Онлайн-каталоги

Деканы ВУЗов и студенты нередко мониторят онлайн-каталоги научных мероприятий, проводимых в текущем году. По этой причине желательно размещать информацию на подобных ресурсах, что позволит привлечь людей.

Помимо преимуществ, подобные площадки для размещения информации имеют и свои недостатки:

  • Высокая стоимость публикации. Наличие рекламы и ее просмотр не являются гарантом того, что человек согласится принять участие в конференции;
  • Ограниченное количество размещаемой информации;
  • Официальный сайт мероприятия не гарантирует привлечения слушателей. Чтобы вывести ресурс в ТОП, необходимо не только написать SEO-оптимизированные статьи, но и поднять его по рейтингу в городе, что требует вложения немалых средств.

Как за один день привлечь 100 слушателей?

За один рабочий день рассылки приглашений на научную конференцию при соблюдении всех правил и требований вполне реально привлечь как минимум 100 человек.

Ежедневно система Яндекс.Директ позволяет привлечь порядка 10 слушателей, рассылка по почтовым ящикам – еще 10, раскрученные группы в социальных сетях с количеством подписчиков более трех тысяч – 5 человек, так же, как и при наличии официального сайта мероприятия.

Процесс привлечения слушателей через различные научные площадки имеет определенные особенности:

  • Можно контролировать данные о мероприятии;
  • Наличие простого и легкого доступа к страницам для студентов. Информационные сайты о конференциях можно открыть посредством введения в поисковых системах простых просов;
  • Бесплатное размещение данных;
  • Автоматическая рассылка новостей подписавшимся каждую неделю;
  • Круглосуточная техническая поддержка.

Источник: http://open-resource.ru/public/organizaciya-i-provedenie-nauchnoj-konferencii-podrobnyj-plan/

Особенности организации конференции

Правило проведения конференции

Конференция позволяет собрать людей, являющимися представителями определенной группы или сообщества, для обсуждения интересующих тем, а также для обмена опытом.

Работой по организации конференции обычно занимается выделенный для этого человек или агентство, в его задачи входит профессиональная организация конференции, которая должна соответствовать необходимым требованиям и целям планируемой конференции.

Формат такого мероприятия, как конференция, не является чем-то новым в нынешнем современном мире, подобные мероприятия проводились задолго до нашей эры. Раньше, участие в подобных мероприятиях могли принять только городская знать, философы и ученые. Сейчас же любой желающий может принять участие в конференции как зритель, а также как докладчик.

Подготовка к проведению конференции

После того, как тема конференции определена и целевая аудитория известна, нужно подходить к процессу подготовки мероприятия. Данный процесс может занимать от нескольких месяцев до одного года, в зависимости от масштабности мероприятия и от сложности темы.

Например, если планируется организовать научную конференцию, то нужно понимать, что докладчикам необходимо будет подготовить обширный научный материал, а возможно даже провести какие-то научные исследования, о результатах проведения которых они будут сообщать на конференции.

Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта и отличного знания отрасли организации такого формата мероприятий, так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит.

Ведь на таких событиях собирается много участников и разочаровывать такое количество людей лучше не стоит, так как очень быстро репутация может быть подорванной как организатора события, так и докладчиков.

Так как же профессионально организовать конференцию?

Разработка программы конференции

В разработку программы конференции входит детальная проработка программы каждого дня конференции, а также подбор состава участников. В соответствии с темой конференции определяется состав докладчиков, определение пути налаживания коммуникации с каждым из участников и сообщение им об условиях участия в конференции.

Учитывайте, что подготовка к конференции для докладчика – это затраты времени, поэтому нужно заранее продумать, какую выгоду получит докладчик от выступления на конференции. Выгода может быть, как материальной, так и другого вида.

Если ваша конференция некоммерческого формата, то в таком случае нужно обеспечить максимальную информационную поддержку каждого докладчика во время подготовки к конференции, а также после проведения конференции.

Детальная проработка программы каждого дня конференции включает в себя:

  • проработка расписания дней конференции – что происходит в каждый определенный период времени;
  • определение времени для выступления каждого докладчика и подготовка брошюры для каждого участника конференции;
  • обязательное включение перерывов на отдых, общение между участниками и перекусы. Если конференция длится в течение всего дня, то нужно позаботиться о том, чтобы обеспечить питание всех участников на конференции: кофе-брейки, обед.

Разработка плана продвижения конференции

Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.

Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.

В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. При использовании инструментов интернет-маркетинга, можно гораздо точнее таргетироваться на целевую аудиторию, что может значительно сэкономить затраты на рекламу.

Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия. Например, можно объявить о скидке при полной оплате участия в конференции до какой-то определенной даты. Скидками можно управлять таким образом, что чем ближе к дате мероприятия, тем скидка становиться меньше – это поможет продать большую долю билетов еще задолго до дня конференции.

Техническая организация

Техническая организация конференции является чуть ли не самой решающей точкой, так как без профессиональной технической обеспеченности мероприятия успех маловероятен.

Что же входит в неё:

  • подбор площадки для проведения конференции. Здесь нужно руководствоваться планируемым количеством участников, так как это очень и очень важно. Каждому участнику на конференции должно быть удобно и комфортно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои возможности;
  • обеспечение питания на конференции. При планировании расписания каждого дня конференции стоит уделить повышенное внимание к перерывам на питание – кофе-брейки, обед или даже ужин. Для этого, стоит выделить специальное помещение, в котором будут заранее подготовлены столы с едой, а также представлены официанты для подачи напитков. Для организации обеда, конечно же, в здании должна быть предусмотрена столовая или кафе, где будет организовано горячее питание. Для того, чтобы каждый участник мог попасть в столовую, нужно подготовить именные талоны на питание, которые выдаются при регистрации на конференцию;
  • техническое оборудование для конференции. В этом случае, стоит обратиться в специализированную компанию, которая занимается арендой оборудования для деловых мероприятий.

Какое оборудование необходимо:

– звуковое оборудование;

– световое оборудование;

– светодиодные экраны или проекторы.

В компании Rentforall вы можете заказать арендное решение для организации конференции в Москве, позволяющее обеспечить профессиональный звук и свет на мероприятии.

  • раздаточный материал. Он может включать в себя брошюры с программой конференции, наглядные пособия, блокнот для записи с ручкой, папка, а также можно вложить рекламные материалы спонсоров конференции. Все раздаточные материалы должны быть хорошего качества и выполнены в едином фирменном стиле конференции.

Организация информационной поддержки после проведения конференции

В задачи организатора входит не только сама организации конференции, но и также план действий после проведения дня конференции.

Необходимо обеспечить информационную поддержку средств массовой информации с тем, чтобы было как можно больше публикаций о конференции.

Источник: https://rent4all.ru/Poleznoe/Osobennosti-organizacii-konferencii--ehtapy-podgotovki

Организация конференции: идеи и важные моменты

Правило проведения конференции

Кейтеринговых компаний
и ресторанов Блюд в каталогах
партнеров Счастливых клиентов
CaterMe Организация конференции: как подготовить успешное мероприятие

Организация конференций, выставок и презентаций — один из лучших способов донести информацию о компании и ее достижениях в определенной отрасли.

Мероприятия, которые требуют личного присутствия участников, по-прежнему набирают полные залы. А современные технологии позволяют расширить географию и пригласить на форум тех, кто физически посетить его не может.

Такие события на стыке между offline и online стали привычны и возможны за счет применения современного цифрового оборудования, не создающего помех при передаче данных.

Пошаговый план организации конференции

  1. Определение концепции. Для организации конференции на высоком уровне важно представлять ее главную идею. Общая концепция объединит доклады и речи, а участники будут представлять, зачем они платят за билет.
  2. Составление плана мероприятия. Распланируйте все составляющие программы, в том числе время на отдых и перерывы на еду.

    Важно, чтобы доклады шли в заданной последовательности и между ними прослеживалась логика. Озвучьте лимиты выступлений для спикеров и оставьте между докладами интервалы для ответов на вопросы аудитории.

  3. Выбор состава участников конференции. Приглашайте людей, которых интересует тема конференции. Приглашения спикерам и слушателям высылайте заранее.

    Не бойтесь, что зал будет слишком полным. В последний момент кто-то из участников обязательно отказывается приходить на конференцию по личным обстоятельствам. А переполненный зал лучше пустого.

  4. Поиск спонсоров. На организацию конференции представительского класса требуется много средств. Привлеките к финансированию спонсоров.

    Они не только приведут к вам до 5 % участников, но и выполнят функцию социальных доказательств (если конференцию N поддерживают крупные предприятия, она стоит своих денег). Кроме того, партнеры опубликуют информацию о мероприятии на своих ресурсах.

  5. Выбор и подготовка площадки. Место влияет на то, как будут воспринимать встречу участники.

    Кроме офиса компании или арендованного конференц-зала, на роль площадки подходят отели, конгресс-центры и культурные объекты. Помещение необходимо оборудовать. Потребуются ноутбуки, микрофоны, проекторы и компьютеры. Места для гостей следует расположить таким образом, чтобы всем было хорошо видно сцену.

  6. Организация развлечений для участников.

    Если конференция продолжается несколько дней, потребуется организовать досуг и обеспечить гостей питанием. Кроме того, спикеров и участников нужно встретить, зарегистрировать и выделить каждому место. Жителям других городов, организуют трансфер до места проведения.

  7. После конференции. Тот факт, что конференция окончена, не завершает работу организаторов.

    Потребуется договориться о публикациях и пост-релизах в СМИ, собрать отзывы участников и спикеров и разместить их в профильных сообществах. Эти социальные доказательства будут очень полезны, если конференция будет проходить ежегодно.

Кофе-брейки и фуршет

Еще на этапе выбора места для проведения конференции, уточните, возможно ли организовать питание на территории отеля или гостиницы. Если такая опция не предусмотрена, заблаговременно закажите услуги кейтеринговой компании или выездного ресторана. В идеале перерывы с легкими закусками нужно делать каждые три часа.

Если участники приезжают издалека, предложите им чай или кофе с сэндвичами и выпечкой уже во время регистрации. Вечером обычно устраивают фуршет или банкет. Такой финальный аккорд позволит гостям обсудить итоги встречи, завести новые знакомства и обсудить возможности сотрудничества.

Важные организационные моменты

  • Назначьте ответственных. Плохо, когда за конференцию отвечает 1 человек. Соберите команду единомышленников, поделите на группы и назначьте ответственных за разные направления: работу со спикерами, спонсорами, дизайн, PR, билеты, оформление. Контролируйте исполнение поручений и проводите периодические собрания, чтобы вовремя заметить узкие места.
  • Выделите время на отдых. При подготовке мероприятия выделите время на перерывы. Отдых для участников очень важен. Им нужно размяться, оценить услышанное, выпить кофе, проверить почту. Если плотно заполнить график выступлениями, гости устанут к середине дня.
  • Заполняйте паузы. При организации конференции продумайте, как будете развлекать гостей, если докладчик возится со слайдами или в самый неподходящий момент выходит из строя проектор. Заготовьте несколько шуток, пройдитесь по организационным моментам или представьте спикера.
  • Помните об обратной связи. Собирайте отзывы сразу после конференции. И будьте готовы, что всегда найдутся те, кому не понравятся доклады, еда или гостиница. Отклики будут разниться от «лучшее событие в моей жизни» до «зря потратил деньги».

Основные сложности при организации конференции

Выбор идеи, приглашение участников и другие моменты при организации конференции — большой труд. Не стоит удивляться, что бывают накладки. Вы можете предупредить некоторые из них.

  • Заезженные материалы. Что может быть скучнее, чем одни и те же доклады на разных форумах? Спикеры нередко хитрят и используют примерно 15 % новой информации при составлении речи. Такой расклад не радует организаторов и слушателей, которые платили за свежие данные. Обезопасьте себя от обмана и заключите с каждым докладчиком договор на предоставление эксклюзивных материалов.
  • Несправедливые цены. Не стоит назначать разным участникам конференции разные цены за билеты. Сомнительные VIP-статусы отпугивают тех, кто не может себе позволить более дорогой билет. Искусственно раздувать цены не рекомендуется и за счет стоимости аренды престижной площадки. К примеру, если ваша ЦА — малый бизнес и фрилансеры, они просто не потянут такие расходы.
  • Неоплаченные билеты. Люди могут бронировать билеты и последний момент отказываться от них. Это плохо, если в конференции принимает участие ограниченное число лиц. Вы потеряете деньги и не сможете в перепродать билеты за день до события. Обязательно разработайте правила, которые не позволят покупателям вернуть полную стоимость за билет.

Планируете проводить конференцию? У нас есть для вас предложение. Закажите обслуживание мероприятия в кейтеринговой компании. А найти подрядчика поможет CaterMe.

Источник: https://CaterMe.ru/articles/idei-dlja-organizacii-konferencii

Как организовать конференцию и привлечь 100 соискателей за 1 день

Правило проведения конференции

Главное правило организации конференции, и привлечения большого количества людей – массовое распространение информации на нескольких ресурсах и порталах. Конференция должна быть грамотно распланирована. Интересная тема мероприятия, актуальная и необходимая информация – все это привлечет внимание слушателей  к проекту.

Чтобы привлечь около 100 соискателей за день, нужно только распространить информацию о конференции, дать максимально подробное описание программы и вопросов, которые будут рассмотрены. Спрос на хорошие предложения всегда высок.

Виды научных конференций, пользующихся спросом

Существует множество разных видов научных конференций, однако не все из них привлекают студентов. Наиболее интересными, и пользующимися спросом являются:

Как провести конференцию с успехом

Конференция, организованная в аудитории университета

Организаторы конференции

В роли организаторов конференции могут выступать Научно–Исследовательские центры, Научно–Исследовательские институты и Кафедры института и университета, главное, чтобы во главе стоял профессор (доктор наук).

Масштаб конференции

По масштабу выделяют 2 типа конференций: Российские (всероссийские) и международные. Их главное отличие в том, что в международной конференции могут принять участия не резиденты страны-организатора. Международные конференции ценятся выше научным сообществом.

Регламент конференции и составление информационного письма

Регламент и информационное письмо являются документами, которые  в обязательном порядке должны быть предоставлены организаторами конференции.

В Регламенте указываются все основные Правила и Положения о проведении конференции, ее этапы, порядок выступления студентов, сроки подачи заявок. В Регламенте прописывается порядок отбора студентов на конференцию.

Информационное письмо отправляется организаторами по всем учебным заведениям, которые представляют своих студентов для участия в мероприятии. В письме содержится вся необходимая информация по проведению конференции. Указывается тематика мероприятия, порядок его проведения.

В информационном письме указываются:

  • Цель и задачи конференции;
  • Анализ проблем на конференции;
  • Языки, на которых будет проведено мероприятие;
  • Формат конференции – очный или заочный;
  • Шаблон заявки на участие.

Обязательные условия организации конференции

При организации конференции необходимо пройти все этапы:

  • Собрать научное сообщество (3-10 заседателя), во главе которого должен быть профессор.
  • Зарегистрироваться в РИНЦ (обязательно!).
  • Зарегистрировать книжные коды ISBN, УДК, ББК или найти партнера-издателя для печати сборника конференции.
  • Составление плана, подача соответствующих документов в учебные заведения;
  • Организация мероприятия;
  • Размещение информации о мероприятии;
  • Проведение мероприятия;
  • Подведение итогов.

Сборник материалов научной конференции (пример)

Как организовать научно-практическую конференцию

Научно–практическая конференция подразумевает наличие в программе мероприятия не только теоретической,  но и практической составляющей.

Алгоритм действий по организации научно–практической конференции схож с организацией любого вида конференции. Составляется план, утверждается смета расходов, в которой учитывается стоимость организации студенческих выступлений.

Научно–практическая конференция  – это не просто прослушивание лекции, а чтение докладов, их обсуждение, демонстрация знаний студентами.

Как организовать международную конференцию

Самый важный пункт в организации международной конференции – возможность участвовать в конференции участникам из других стран. Как правило формат таких конференций – заочный. Стоимость публикации научных статей 250-350 рублей за страницу.

Как продвигать конференцию

Организаторы конференции желают привлечь к участию как можно больше слушателей. Используя несколько вариантов продвижения, можно привлечь в день около 100 человек.

Email рассылка по университетам

Рассылка приглашений на конференцию по электронной почте является самым простым вариантом продвижения. Email письмо должно содержать в себе тему конференции, Положение и Регламент, а также шаблон заявки на участие.

Платная реклама в Интернете

Подача платной рекламы в интернете эффективна при наборе слушателей на крупные конференции мирового уровня. Главный плюс платных объявлений – они выделяются маркерами в строке поиска и хорошо заметны пользователям интернета. Для размещения платной рекламы используется Яндекс.Директ, Google Adwords, Target Mail, контекстная реклама.

Группа ВКонтакте и

В эпоху интернета все студенты пользуются социальными сетями, самыми популярными из которых являются и ВКонтакте. Продвижение конференции будет эффективным в том случае, если создать группу и целенаправленно приглашать в нее студентов крупных российских вузов.

Собственный сайт (через поиск)

Официальный сайт конференции, выведенный в ТОП – поиска приносит хорошие результаты, и привлекает большое количество слушателей. Следует позаботиться об информационном наполнении сайта. Тексты должны быть краткими и информативными.

Размещение информации в онлайн-каталогах

Онлайн–каталоги проводящихся в текущем году конференций регулярно просматриваются студентами и деканами, поэтому размещение информации таким образом позволит набрать нужное количество людей.

Самыми популярными онлайн – каталогами являются:

  • Konferencii.ru – распространенный онлайн – каталог, позволяющий привлечь около 10 человек в день;
  • Konferencer.ru – один из крупнейших сайтов – каталогов для набора слушателей на конференцию;
  • Kon-ferenc.ru – один из самых «старых» каталогов научных конференций.
  • NauchnieStati.ru/konferencii/ – самый крупный и современный онлайн-каталог, позволяющий бесплатно публиковать любые научные конференции. В день возможно привлечение от 20 человек. Стоит отметить, что только в этом каталоге нет ограничений.

Однако, кроме плюсов, у площадок для размещения информации о конференциях имеются и минусы:

  • Дорогое размещение. Реклама и клик еще не гарантирует того, что человек подпишется на конференцию;
  • Ограничение в количестве информации;
  • Даже при наличии собственного сайта нет полной гарантии того, что он привлечет посетителей. Для вывода сайта в ТОП требуется не только написание хороших, СЕО – оптимизированных статей, но и поднятие сайта в рейтинге по городу, что стоит немалых денег.

Как привлечь 100 соискателей конференции за 1 день?

При выполнении всех указаний вполне реально за первый день после начала рассылки приглашений, набрать около 100 изыскателей и больше.

В системе Яндекс.Директ можно привлечь в день около 20 человек, при рассылке по E-mail – 10 человек, с хорошо раскрученной группы, имеющей более 3000 подписчиков, можно привлечь 5 человек в день, как и при наличии собственного, посещаемого сайта.

Также существует еще один вариант привлекать более 20 человек ежедневно до начала конференции, не совершая при этом практически никаких усилий – разместить конференцию на сайте NauchnieStati.ru.  Регистрация и размещение бесплатно.

Публикация конференции на сайте НаучныеСтатьи.Ру

После регистрации на странице NauchnieStati.ru\konferencii следует разместить объявление. Этот сайт является лучшим из нескольких подобных онлайн – каталогов, он более удобен, и пользуется большой популярностью у пользователей интернета.

Особенности привлечения слушателей через научные площадки:

  • Контроль над информацией о мероприятиях;
  • Легкий доступ к странице для студентов. Сайт с информацией о конференции открывается при введении таких запросов, как: «научные конференции», «научные конференции «…тема..», «научные конференции в … «городе»;
  • Бесплатное размещение;
  • Автоматическая рассылка новостей подписчикам каждую неделю;
  • Круглосуточная поддержка.

Источник: https://NauchnieStati.ru/blog/kak-organizovat-konferenciju/

ГосЗакон
Добавить комментарий