Утвердить перечень лиц имеющих право подписи первичных документов

Право подписи первичных документов

Утвердить перечень лиц имеющих право подписи первичных документов

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

3.6. Правила проверки первичных документов
и исправления ошибок в них

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

— по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

— по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

— подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.

Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантий-ные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

· по причинам возникновения –

— небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

· по месту возникновения –

— в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

· по значению –

— локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

— зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

— надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

— на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

— использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

— отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

— отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

— не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

— наличие подчисток и помарок в документах;

— нарушение правила исправления ошибок в документах;

— исправления в кассовых документах;

— записи простым карандашом;

— отсутствие прочерков в свободных строках;

— отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

— арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Одним из инструментов управления бизнесом является делегирование полномочий. Одним из видов делегирования полномочий являет предоставление право подписи документов за руководителя и за главного бухгалтера.

Право первой подписи всегда принадлежит руководителю, право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру.

Сразу оговоримся, банковские документы (включая чековые книжки) могут подписывать только те лица, чьи подписи указаны в банковской карточке образцов.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции,  без подписи первых лиц считаются недействительными.

Необходимость передать подпись на документах за руководителя и главного бухгалтера иным сотрудникам может возникнуть в следующих случаях:

  • Первые лица не могут всегда находится на работе. Они могут заболеть, уйти в очередной отпуск, уехать в командировку.
  • Некоторые предприятия работают все дни недели, включая выходные.В таких случаях необходимо передать право подписи первичных документов другим сотрудникам в выходные дни.
  • Большой объем документов делает процесс подписи документов особенно трудоемким.

Перечень лиц, имеющих право подписи на первичных учетных документах, утверждается приказом руководителя предприятия. Обычно такой приказ составляется ежегодно.

Передать право подписи документов можно только работнику предприятия. В приказе должно быть указано:

  • фамилия, имя, отчество и должность лица,
  • наименование документов, которые указанное лицо может подписывать,
  • срок, на который такое право предоставляется.

Право первой подписи на документа руководитель предприятия может передать на основании доверенности, выданной в законодательном порядке. Вместе с тем, право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.

Если на предприятии отсутствует должность главного бухгалтера, а обязанности главного бухгалтера исполняет руководитель, с предоставлением руководителю права подписи за главного бухгалтера, такие обязанности оформляются соответствующим приказом. В этом случае в банковской карточке с образцами подписей указывается, что лицо, наделенное второй подписью, отсутствует.

В обычной финансово-хозяйственной деятельности целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера на следующих документах:

  • счетах-фактурах,
  • расходных и приходных ордерах,
  • листах кассовой книги,
  • накладных на отгрузку товара,
  • актах выполненных работ,
  • доверенностях,
  • договорах.

В отношении подписи документов посредством факсимиле обращаем Ваше внимание на следующее. Налоговые службы отрицательно относятся к документам, подписанным факсимильной подписью. В некоторых случаях (например, в счетах-фактурах) вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Поэтому, чтобы избежать разногласий с проверяющими, не советуем подписывать документы факсимильной подписью.

По всем вопросам просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.

» Бухгалтеру » Подпись первичных документов

Подпись первичных документов

Вернуться назад на Первичный документ

Любая компания, частное предприятие, которое совершает определенную предпринимательскую деятельность, имеет перечень первичных документов.

К первичным документам относятся документы, которые зафиксировали факт проведения определенных хозяйственных операций. Составление первичного документа происходит во время проведения определенных хозяйственных операций.

В том случае, если это представляется возможным, составление первичных документов составляется непосредственно по окончанию операции.

Для того чтобы производить контроль и упорядочивание обработки первичных документов, в компании составляются специальные своды определенных учетных операций, которые называются учетными регистрами. Так же составляются сводные учетные документы для того, чтобы упростить процесс учета массовых и сложных хозяйственных операций.

Ответственность за качество и своевременное оформление первичных документов, а так же за передачу в определенные сроки для того, чтобы максимально отразить все в бухгалтерском учете.

За достоверность содержащейся информации в документах, ответственность несут определенные лица, на которых были возложены определенные обязанности и право подписи учредительных документов.

Учитывая определенную материальную ответственность, которую несет человек при подписи первичных документов, право подписи первичных документов, как правило, в компании имеет несколько человека.

Подписывают первичные документы те же люди, которые их и составляют.

Перечень тех лиц, которые имеют полное право на подпись первичных документов и соответственно несут определенную ответственность, определяется руководитель организации по четкому согласованию этих лиц с главным бухгалтером предприятия или компании.

В отдельных случаях полный перечень лиц, которые имеют право подписи первичных документов, составляет владелец компании или предприятия, и производит согласование списка с главным бухгалтером чисто номинально.

Определенные лица компании или предприятия имеют право подписывать первичные документы, по которым производятся и оформляются различные хозяйственные операции по приему или передаче денежных средств. В том случае, если нет возможности подписать первичный документ руководителем организации или главным бухгалтером, подписание производит уполномоченный человек.

В том случае, если в документах по хозяйственным операциям нет подписи уполномоченных лиц, либо же главного бухгалтера или руководителя организации, абсолютно все расчетные и денежные документы, финансовые и кредитные обязательства принято считать недействительными.

Документы без подписи определенных лиц ни в коем случае не принимаются к исполнению к кредитным и финансовым обязательствам относят те документы, которые оформляют финансовые вложения определенной организации, кредитные договоры, договоры займа, а так же те договоры, которые были заключены по коммерческому или товарному кредиту.

Бывают случаи, когда возникают определенные разногласия между руководителем организации и непосредственно с главным бухгалтером по поводу осуществления некоторых хозяйственных операций.

Если нет возможности получить четкий ответ от владельца компании или фирмы, который либо подтвердил, либо опроверг мнения одной из сторон и взял на себя ответственность за принятия определенного решения, то подпись ставит руководитель организации.

При этом руководитель организации дает письменное распоряжение от своего имени, в котором написано о том, что именно руководитель организации несет полную ответственность за возможные последствия определенной хозяйственной операции.

Согласно данному распоряжению, лица, которые так же ставили подпись на первичных документах, не несут никакой ответственности за последствия данной операции. Письменное распоряжение руководителя организации прикрепляется и вносится в бухгалтерский учет и фиксируется как приложение в бухгалтерской отчетности.

Следует упомянуть тот факт, что абсолютно все первичные документы должны в своем оформлении в обязательном порядке иметь определенные реквизиты. Как уже упоминалось ранее, лица, которые имеют право и ставят подпись на первичных документах, несут полную ответственность за правильность оформления и совершение хозяйственной операции.

Список лиц, которые уполномочены подписывать первичные документы может содержать имя любого сотрудника компании.

Приказ о назначении лица, которое вправе подписывать первичные документы необходимо готовить заранее для того, чтобы избежать возможного отсутствия руководителя или главного бухгалтера предприятия, которые должны согласовать и подписать приказ о назначении уполномоченного лица.

В том случае, если необходимо подписать первичные документы, при этом отсутствует руководитель и главный бухгалтер, взять на себя ответственность и подписать документы должно уполномоченное лицо. При этом необходимо указать фактическую должность и фамилию данного уполномоченного лица.

Согласно специальной статье федерального закона, право на подпись первичных документов за генерального директора имеет то лицо, на имя которого был издан специальный приказ.

Приказ на право подписи первичных документов

Согласно приказу, генеральный директор расширил полномочия определенного лица, и допускает возможность подписания данным лицом первичных документов в том случае, если генеральный директор не имеет возможности лично произвести подписание.

Источник: //accountingsys.ru/pravo-podpisi-pervichnyh-dokumentov/

Перечень лиц имеющих право подписи первичных документов образец

Утвердить перечень лиц имеющих право подписи первичных документов
Перечень таких лиц (или конкретного лица) рассматривает и утверждает непосредственно сам руководитель предприятия.

Все документы, которыми оформляются хозяйственные операции, касающиеся денежных средств, помимо руководителя предприятия подписывает главный бухгалтер.

Поэтому перечень уполномоченных лиц подбирает и утверждает непосредственно руководитель предприятия, предварительно согласовав свое решение с главным бухгалтером.

Скачать образец бесплатно

Между тем для учета налоговых последствий приобретения электронных проездных документов бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы.

О них мы поговорим в рамках этой статьи.

Налоговые органы придают большое значение учету налогоплательщиков, их своевременной регистрации как плательщиков налогов.

Только так налоговый контроль эффективен, никакой налогоплательщик не избежит своих обязанностей.

Как правильно составить приказ о праве подписи документов

, но указывать её не обязательно; суть приказа: какие документы (конкретный перечень) и кому (должность и ФИО) доверяют подписывать от своего имени руководитель и главный бухгалтер, на основании чего (указываются данные доверенности) предоставляется право подписи, на какой срок (если это необходимо) оно предоставляется. образец подписи уполномоченного лица, который удостоверяет руководитель. подпись
Первый заместитель гене- рального директора Пожарнов И.И.

Вторая подпись — главный бухгалтер Долганов П.В. Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г. Первая подпись — гене- ральный директор Головин А.Д.

Первый заместитель гене- рального директора Пожарнов И.И. Вторая подпись — главный бухгалтер Долганов П.В.

Заместитель главного бухгалтера Топорков З.Г.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

К компетенции исполнительного органа общества относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества. Таким образом, руководитель организации выполняет возложенные на него обязанности по управлению обществом как лично, так и путем делегирования части своих полномочий другим сотрудникам предприятия.

Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п.

3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее.

В прежнем НПА, регулирующем бухучет, содержалось прямое требование об утверждении руководителем фирмы перечня лиц, имеющих право ставить подпись на первичке.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. К компетенции исполнительного органа общества относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества.

Таким образом, руководитель организации выполняет возложенные на него обязанности по управлению обществом как лично, так и путем делегирования части своих полномочий другим сотрудникам предприятия.

Приказ о праве подписи документов

Как правило, доверенность означает временные полномочия лица выступать от имени руководства.

Поэтому доверенность выдается при командировках и для представления интересов предприятия в судебных и государственных органах.

Если нужно передоверить полномочия директора на более продолжительное время, рекомендуется издать соответствующий приказ.

Приказ удобнее в большинстве случаев, поскольку он не вызывает сомнений и не нуждается в нотариальном оформлении.

Приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Расходы на приобретение работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями, признаются в «прибыльных» целях в том периоде, в котором документально подтвержден факт выполнения этих работ (оказания услуг).

Минфин напомнил, что считать датой такого документального подтверждения.

Главный бухгалтер и руководитель организации каждый день в своей работе сталкиваются с тем, что им необходимо подписывать большое количество различных документов: договора поставки, первичную документацию, трудовые договора или другие финансовые документы.

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

Утвердить перечень лиц имеющих право подписи первичных документов

Должность лица, имеющего право подписи

Ф.И.О

Генеральный директор

А.В. Львов

Главный бухгалтер

А.С. Глебова

Главныйбухгалтер А.А.Глебова

Приложение№4

кПриказу от26.12.20121/УП

Регистры бухгалтерского учета книга (пример)

01 “ОС”

02 “Амортизация ОС”

Д

К

Д

К

Оборотно-сальдовая ведомость за месяц

Балансовый счет

Обороты дебетовые

Обороты кредитовые

Сальдо дебетовое

Сальдо кредитовое

1

2

3

4

5

Журнал хозяйственных операций за месяц

Дебет

Кредит

Сумма

проводки

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение №5

к Приказу от 26.12.20121/УП

График документооборота

Наименование документа

Сроки предоставления

Где ведется

Кто сдает

Кто принимает

Ответственный

1

Приказы по хозяйственной деятельности

В день получения распоряжения директора

Менеджер по персоналу

2

Приказы кадровые

В день получения распоряжения директора и предоставления заявления

Менеджер по персоналу

Бухгалтер по заработной плате

Специалисты, начальники подразделений

3

Отчеты кассира

Ежедневно

Кассир

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

4

Авансовые отчеты

В течение трех дней после выдачи денег в подотчет или возвращения из командировки

Подочетные лица

Бухгалтер по заработной плате

Бухгалтер по заработной плате

5

Документы на поступление материалов, товаров, работ, услуг, за выданные доверенности (накладные, счета-фактуры, акты)

До истечения срока действия доверенности

На чье имя доверенность

Бухгалтер по материалам

Главные специалисты

6

Табели учета рабочего времени, наряды и прочие документы по заработной плате

до 1 числа следующего за отчетным

Начальники подразделений

Менеджер по персоналу, бухгалтер по заработной плате

Главные специалисты, начальники подразделений

7

Путевые листы и учетные листы тракториста-машиниста, сводные по заработной плате

До 5 числа следующего за отчетным

Бухгалтер по заработной плате

Главные специалисты, начальники подразделений

8

Акты на выполненные работы (привлеченные, временные работники, сторонние организации)

На следующий день после выполнениня работы

Начальники подразделений

Бухгалтер по расчетам

Главные специалисты, начальники подразделений

9

Заявки и (или) договора подряда, договора гражданско-правового характера

В день заключения сделки

Инициаторы

Генеральный директор, главный бухгалтер

Инициатор

10

Заявки и (или) договора по реализайции товаров, продукции, услуг, имущества

В день заключения сделки

Инициаторы

Генеральный директор, главный бухгалтер

Инициатор

11

Ведомости на выдачу заработной платы (наличные), формирование файла на перечисление

До 5 числа

Бухгалтер по заработной плате

Бухгалтер по заработной плате

Главный бухгалтер

12

Ведомости на выдачу аванса, формирование файла на перечисление

До 20 числа

Бухгалтер по заработной плате

Бухгалтер по заработной плате

Главный бухгалтер

13

Первичные документы к отчетам по движению материалов – по видам (накладные, лимитно-заборные карты, акты на списание ТМЦ)

До 5 числа

Материально-ответственные лица (кладовщики)

Бухгалтер по материалам

Главный бухгалтер

14

Формирование отчета по движению материалов по видам

До 7 числа

Бухгалтер по материалам

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

15

Документы по списанию материалов с подотчетных лиц (расчеты, справки, записки, акты на списание, накладные)

За каждые 10 дней, не позже 5 числа следующего за отчетным месяцем

Подотчетные лица (по списанию семян, запасных частей, СЗР, материалов строительных материалов, инвентаря)

Бухгалтер по материалам

Главные специалисты, начальники подразделений

16

Справки-расчеты по оказанным работам, услугам, выполненным по договорной основе

По мере возникновения события

Экономист

Главный бухгалтер, зам.главного бухгалтера

Экономист

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник: //StudFiles.net/preview/4342837/page:9/

ГосЗакон
Добавить комментарий