Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.
Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.
Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.
Содержание
- 1 Журнал регистрации приказов по личному составу — образец
- 1.1 Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала
- 1.2 Журнал регистрации приказов на отпуск
- 1.3 Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
- 1.4 Журнал регистрации приказов на отпуск (образец)
- 1.5 Журнал регистрации приказов по личному составу
- 1.6 Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков
- 1.7 Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?
- 2 Журнал учета отпусков: образец документа, структура и правила его заполнения
- 3 Журнал регистрации приказов на отпуск: скачать образец в excel, правила заполнения. как вести книгу учета распоряжений о предоставлении отдыха работникам
- 3.1 Как регистрировать приказы
- 3.2 Требование к оформлению журнала
- 3.3 Электронный учет кадровых документов
- 3.4 Бумажный учет кадровых документов
- 3.5 Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу
- 3.6 Сроки хранения журналов и приказов по личному составу
- 3.7 Журнал регистрации приказов на отпуск образец заполнения
- 3.8 Необходимость ведения и заполнения журнала
- 4 Справочник Бухгалтера
- 5 Журнал регистрации приказов на отпуск: скачать образец заполнения и бланк, как ведется учет распоряжений о предоставлении отдыха?
Нужно ли вести?
Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.
Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.
Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.
Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро. При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.
В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.
Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.
Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.
К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.
Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.
Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.
Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:
Важно! Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).
Метод ведения и учета
При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов. Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.
Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.
Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации. В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.
Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.
Порядок заполнения
Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.
Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.
Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.
В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:
- название компании;
- дата начала и окончания ведения;
- срок хранения книги;
- должность ответственного работника, его ФИО.
часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:
- номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
- дата приказа — данные из распоряжения;
- номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
- данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
- вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;
- продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;
- основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
- примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.
Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу. Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.
С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора. Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.
В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров. Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.
Скачать образец заполнения
Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.
Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.
О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:
Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.
Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге. Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.
Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/dokumenti/zhurnal-registratsii-prikazov.html
Журнал регистрации приказов по личному составу — образец
Порядок ведения Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:
- работников компании, ответственных за хранение и ведение;
- замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;
- периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.
Срок хранения журналов составляет 75 лет. Указанные книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.
Подробно о том, как прошить и опломбировать книгу регистрации нормативных актов Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку. Обязательно ли вести его в организации, решает персонально генеральный директор.
Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала
Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала. Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок.
В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю.
Журнал регистрации приказов на отпуск
Обычно он ведется в форме таблицы, включающей перечисленную ниже информацию:
- порядковый номер записи;
- дату издания распорядительного документа;
- номер распорядительного документа;
- вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
- Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
- наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.
Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его. Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадровому составу вы найдете по ссылке: Журнал регистрации — пример. Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу.
Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
- наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
- наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
- наличие заголовка документа;
- наличие текста приказа;
- наличие подписи руководителя работодателя;
- наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».
Журнал регистрации приказов на отпуск (образец)
Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация. Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:
- Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
- Способ второй.
Поделись, пожалуйста, ссылкой
Следует особо отметить порядок исправления ошибок.
Журнал регистрации приказов по личному составу
- Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга
- Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
- Договор передачи, отчуждения
- Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки, контрактации
- Договор проката: бытового, строительного
- Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
- Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
- Договор страхования, перестрахования
- Трудовой договор с работником
- Договор уступки прав и перевода долга
- Ученический договор с работником
- Учредительный договор, договор о совместной деятельности
- Договор хранения, материальной ответственности
- Прочие договоры
Договоры по тегам Цитата на века Терпи и воздерживайся. (Эпиктет) © 2018 Все-документы.ру.
Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков
О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
- сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
- подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
- сведений о соответствующих периодах.
В основном разделе журнала предполагается указание:
- перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
- дат, номеров утверждения приказов;
- конкретных разновидностей приказов;
- Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
- документов, на основании которых издаются приказы.
Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».
Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?
Источник: https://ObrazcyPrikazov.ru/sdelki/trudovoe-pravo/otpusk-rabotnika/zhurnal-registratsii-prikazov-na-otpusk-obrazets.html
Журнал учета отпусков: образец документа, структура и правила его заполнения
При оформлении отпуска для сотрудника работодателю следует подготовить ряд документов, включая приказ на отпуск и записку-расчет отпускных, внести отметку в личную карточку работника. Некоторые работодатели также ведут для удобства журнал учета отпусков.
Есть ли необходимость в ведении журнала учета отпусков
Обязанность работодателя по ведению журнала учета отпусков не предусмотрена Трудовым кодексом, а также иными нормативно-правовыми актами. Информация об отпусках отражается в приказе на предоставление отпуска и в графике отпусков. Указанные документы обычно составляются по формам Т-6 и Т-7, утвержденным Росстатом.
Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
- Москва: +7 (499) 110-33-98.
- Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
Между тем ведение журнала учета отпусков не запрещено законодательно. По желанию работодатель может разработать форму такого учетного документа. Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.
Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала. Это позволяет кадровикам избежать путаницы при предоставлении очередных отпусков.
Так, на практике сотрудники зачастую не соблюдают графики отпусков. Им может потребоваться продлить отпуск, если они заболели в этот период, на весь период временной нетрудоспособности.
Также сотрудника могут вызвать на работу в период его отпуска, он может брать отгулы в течение года в счет отпуска, разбивать отпуск на несколько частей и пр. Все это обуславливает целесообразность ведения специального учетного журнала отпусков для внутренних целей.
Ведение журнала об учете отпусков может быть необходимо организации для решения следующих задач:
- Систематизации сведений об отпусках.
- Обобщения информации о предоставляемых сотрудникам отпусках.
- Получения наглядных сводных данных.
- Отслеживания последовательности издания приказов об отпусках, недопущения нарушения нумерации и обеспечения непрерывности номеров.
В некоторых случаях журнал об учете отпусков может стать основанием для принятия важных кадровых решений (например, для решений о применении дисциплинарных взысканий), использоваться в качестве доказательства в суде или в иных целях.
Способ ведения
Журнал учета отпусков обычно ведет ответственный сотрудник кадровой службы. Если он отсутствует, то соответствующие полномочия обычно имеет бухгалтер, специалист канцелярии или же сам руководитель.
Так как приказ учета отпусков не является обязательным документом, то работодатель вправе сам определить способ ведения такого журнала. Допускается ведение журнала в письменном или электронном виде. Способ ведения документа определяется работодателем из соображений удобства.
Бумажная форма ведения журнала обычно используется для придания документу юридической силы (ведь только так можно доказать, что в документ не вносились правки постфактум, из него не удалялись записи и пр.). Также бумажный формат целесообразен, если предполагается ознакомление сотрудников с записями в журнале под личную подпись.
Бумажный вариант журнала необходимо прошить и скрепить официальной печатью организации.
Если журнал необходим работодателю только для внутренних целей и для обобщения данных, то более удобно вести его в электронном формате.
Типовая форма и образец
Типовая форма журнала учета не утверждена, поэтому разрабатывается непосредственно в компании-работодателе. Готовый образец журнала учета отпусков можно скачать здесь.
Также готовые формы учетных журналов в твердой обложке выпускают некоторые типографии. Их можно приобрести по желанию в любом магазине, реализующем печатную продукцию.
Способ ведения журнала работодателю целесообразно прописать в соответствующем локальном нормативном акте (например, в принятом Положении о кадровом делопроизводстве).
Журнал регистрации приказов на отпуск: скачать образец в excel, правила заполнения. как вести книгу учета распоряжений о предоставлении отдыха работникам
Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:
- о приеме на работу;
- переводе на другую должность;
- увольнении;
- изменении персональных данных;
- изменении заработной платы или премировании;
- об отпуске;
- о командировке.
Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.
Как регистрировать приказы
Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.
Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.
Регистрация помогает решить 3 задачи:
- учет;
- контроль исполнения;
- возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.
Регистрировать нужно один раз — при издании.
Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.
Формой для регистрации может быть:
- журнал или книга;
- база данных.
Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.
Требование к оформлению журнала
Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.
Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:
- регистрация изданных компанией кадровых документов;
- быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
- хранение и архивирование бумаг компании.
По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.
08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.
Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.
Электронный учет кадровых документов
Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.
Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени.
В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами.
Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:
- Дата издания.
- Уникальный номер регистрации в программе.
- Краткое описание.
- Исполнитель.
Бумажный учет кадровых документов
Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.
Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу
Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.
Скачать
Сроки хранения журналов и приказов по личному составу
Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:
- о дисциплинарных взысканиях;
- о ежегодных оплачиваемых отпусках;
- об учебных отпусках;
- о дежурствах;
- о краткосрочных командировках по России и за рубеж.
Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.
Источник:
Журнал регистрации приказов на отпуск образец заполнения
Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.
2010 № 558 (далее — перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу.
Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.
По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:
- о дисциплинарных взысканиях;
- ежегодных оплачиваемых отпусках;
- учебных отпусках;
- дежурствах;
- краткосрочных командировках по России и за рубеж.
Реокмендуем! Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).
При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:
- на бумажном носителе;
- в электронном виде.
Обратите внимание! Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.
Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.
Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью. На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:
- количество прошитых листов;
- должность, фамилия, имя, отчество заверяющего лица (руководителя организации или иного ответственного лица, назначенного согласно приказу или инструкции по делопроизводству);
- его подпись.
Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде).
Далее приведем общие рекомендации по ведению журнала на бумажном носителе, основанные на сложившейся практике делопроизводства.
Стандартно титульный лист такого журнала должен содержать сведения:
- об организационно-правовой форме и наименовании организации;
- видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);
- дате начала и окончания ведения журнала;
- лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
- сроке хранения.
Узнайте к чему: Заявление на возврат НДФЛ за обучение
Основное содержание журнала определяется организацией по собственному усмотрению. Обычно он ведется в форме таблицы, включающей перечисленную ниже информацию:
- порядковый номер записи;
- дату издания распорядительного документа;
- номер распорядительного документа;
- вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
- Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
- наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.
Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его.
Журнал регистрации — пример.
Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу. Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.
Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.
Список необходимых действий выглядит так:
- Составить график отпусков;
- Информировать сотрудника перед отпуском;
- Вести учет неплановых отпусков;
- Учитывать период, за который положен отпуск;
- Вести учет дополнительных отпусков;
- Вести учет остатка отпуска;
- Вести учет отзывов;
- Анализировать пересечение их между собой;
- Следить за равномерностью ухода в отпуск работников;
- Контролировать пересечение отпусков, больничных и командировок;
- Предусматривать возможность продления;
- Вести учет компенсаций за неиспользованный отпуск.
Журналы учета и регистрации
При ведении журнала регистрации не желательно сразу проставлять дату окончания отпуска, т.к. работника могут вызвать на работу или он может выйти на больничный. Хотя некоторые специалисты все же вносят эту информацию, а затем вносят правки или замечания.
Как оформить ежегодный отпуск
В случае болезни работника, ушедшего в отпуск, если им был предоставлен больничный лист, дата выхода его на работу должна быть изменена на количество дней, проведенных на больничном. Иногда возникает вопрос: кто решает, переносить или продлевается отпуск – работодатель или работник? В этом случае обратиться к Правилам об дополнительных и очередных отпусках, утв.
Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17. В этом правиле в частности в п.
Как оформить предоставление ежегодного отпуска
Необходимость ведения и заполнения журнала
Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.
Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников.
Источник: https://admvbr.ru/drugoe/zhurnal-registratsii-prikazov-na-otpusk-skachat-obrazets-v-excel-pravila-zapolneniya-kak-vesti-knigu-ucheta-rasporyazhenij-o-predostavlenii-otdyha-rabotnikam.html
Справочник Бухгалтера
Файл текстовой версии: 2,8 кб
Примерный образец
Рекомендации по оформлению журналов учета и регистрации:
-
Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго.
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи.Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.
Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
-
Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола.
Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210.
При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.
-
Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.
Нужно ли вести журнал приказов по отпускам
Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. пример: В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.
Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе.
Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.
-
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.
- После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Пропущен номер 33.
Затем указывается должность, проставляются подпись должностного лица и ее расшифровка; - Все журналы регистрации в конце года сдаются в архив с другими документами, а с начала нового календарного года заводятся новые журналы.
Данные рекомендации имеют общий характер. Работодателю, при оформлении кадровой документации следует учитывать особые правила для оформления журналов и книг, ведение которых отнесено законодательством к обязательным.
При оформлении журналов, книг можно руководствоваться:
Источник: https://1atc.ru/zhurnal-registracii-prikazov-obrazec/
Журнал регистрации приказов на отпуск: скачать образец заполнения и бланк, как ведется учет распоряжений о предоставлении отдыха?
Обеспечить надлежащий учет кадровой распорядительной документации помогает журнал регистрации.
В нем отражаются данные об оформленных приказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.
Распоряжения с разными сроками хранения нужно регистрировать отдельно.
Приказы об ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться 5 лет, регистрировать их нужно в отдельной книге.
Нужно ли вести учет распоряжений о предоставлении отдыха?
Учет и регистрация приказов ведется обычно в тех организациях, где большая численность персонала.
Отражения данных об оформленных распоряжениях в отдельной сводной книге не дает запутаться в оформленной документации, позволяет в короткие сроки определить, когда и кто уходил в отпуск, какие изменения вносились в порядок его предоставления.
Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить новому документу номер.
Кроме того, такой учет позволяет быстрой найти нужный документ, помогает в случае судебных и трудовых споров подтвердить факт выполнения обязательств работодателем.
Законодательство не содержит обязательства по оформлению журнала регистрации, так как функцию учета предоставляемых отпусков выполняет график Т-7.
Однако компания вправе сама по своему желанию вести учет оформленных распоряжений в журнале, если ей это удобно.
Как заполнить правильно?
Форма журнала учета и регистрации не установлена.
Компания может разработать свой удобный бланк, никаких строгих требований не предъявляется, так как данная учетная книга нужна исключительно для внутренних нужд организации, и проверяющими органами никогда не запрашивается.
Оформляется журнал обычно в виде таблицы, в которой проводится регистрация очередного приказа.
Зарегистрировать распоряжение о предоставлении отпуска – это, значит, внести основные сведения о нем в табличную часть журнала.
Обычно в книгу включают графы со следующими наименованиями:
- порядковый номер записи;
- дата составления приказа;
- номер распоряжения – присваивается в соответствии с разработанной в организации нумерацией;
- ФИО работника, которому предоставляется ежегодный отдых;
- его должность или профессия;
- подразделение, где работает;
- вид предоставляемого отдыха – рекомендуется приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках регистрировать отдельно от прочих, у которых больший срок хранения, если журнал предназначен исключительно для учета и регистрации распоряжений об ежегодном отдыхе, то данную графу можно исключить;
- дата начала и окончания отпуска из приказа;
- продолжительность отдыха – также переносится из распоряжения;
- документ основание – заявление работника или график;
- примечание – любая дополнительная информация.
Это примерное содержание граф, которые включают исчерпывающую информацию об оформленном документе. По желанию графы можно изменить – сократить или дополнить.
Журнал лучше вести отдельно для приказов с разным сроком хранения.
Распоряжения, касающиеся ежегодного отпуска (его предоставления, переноса, продления), должны храниться 5 лет.
Приказы о предоставлении неоплачиваемого отдыха, декретного отпуска должны храниться 75 лет, их лучше регистрировать в отдельных книгах.
Если журнал оформляется в бумажном виде, то рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью, то есть оформить по стандартным правилам ведения учетных книг.
Можно вести регистрацию в электронном виде, это упрощает процесс, при этом позволяет вести учет документации без нарушения правил трудового законодательства.
Хранить журналы следует 3 года.
Скачать бланк и образец заполнения
Скачать журнал учета и регистрации приказов об ежегодном отпуске – образец.
Так выглядит образец:
Выводы
Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.
Однако ведение такого учета удобно, особенно в больших компаниях. Поэтому на практике подобные учетные книги широко распространены.
Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде, никаких ограничений на этот счет нет.
Рекомендуется регистрировать распорядительную документацию по ежегодным отпускам отдельно.
Источник: https://praktibuh.ru/kadrovyj-uchet/otpusk-ezhegodnyj/zhurnal-registratsii-prikazov.html